Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti
Lahden kaupunki muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kuntalaisille yleiskuvaus Lahden kaupungin asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle, sekä yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa kaupunki käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.
Tietovarannot ja rekisterit
Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä.
Lahden kaupungin asiarekisteri ja tiedonhallinta
Asiarekisteri on rekisteri vireille laitetuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Suurin osa asiarekisterimme tiedoista sisältyy asianhallintajärjestelmään, johon rekisteröidään pääasiassa hallintoasioiden käsittelyä koskevat tiedot. Tietoja on myös operatiivisissa järjestelmissä, kuten rakennusvalvonnan, perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen järjestelmissä sekä paperisessa arkistossa.
Lahden kaupungin tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan Lahden kaupungille kuuluvien tehtävien hoidossa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.
Lahden kaupungin kunnan tietovarannot koostuvat myös fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista.
Tietovarantojen nimikkeet ja käyttötarkoitukset
Konsernihallinto
Konsernipalveluiden tietovaranto: hallinnon tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely
Omistusohjauspalveluiden tietovaranto: omistusohjauksen tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely
Henkilöstöpalveluiden tietovaranto: henkilöstön palkkaaminen ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely
Talouspalveluiden tietovaranto: taloushallintoon liittyvä asiankäsittely
Kehityspalveluiden tietovaranto: palveluiden kehittämisen, tietopalvelu- sekä tietohallintoyksiköiden asiankäsittely
Tilakeskuksen (taseyksikkö) tietovaranto: kiinteistöihin liittyvä asiankäsittely
Elinvoima- ja työllisyyspalvelut
Elinvoimapalveluiden tietovaranto: elinkeinotoimintaan liittyvä asiankäsittely
Työllisyyspalveluiden tietovaranto: työllisyyden hoitamiseen liittyvä asiankäsittely
Kaupunkiympäristön palvelualue
Kaupunkitekniikan tietovaranto: rakentamiseen, kunnossapitoon, alueiden käytön hallintaan ja joukkoliikenteeseen liittyvät asiankäsittelyt.
Kaupunkisuunnittelun tietovaranto: maa- ja asuntopolitiikkaan, asema- ja yleiskaavoitukseen, paikkatietopalveluihin, kiinteistönmuodostukseen ja kaupunki-infran suunnitteluun liittyvät asiankäsittelyt
Rakennus- ja ympäristövalvonnan tietovaranto: jätehuoltoon, rakennusvalvontaan, ympäristöpalveluihin ja ympäristöterveyteen liittyvät asiankäsittelyt.
Sivistyksen palvelualue
Varhaiskasvatuksen tietovaranto: esiopetukseen ja varhaiskasvatukseen liittyvä asiankäsittely
Perusopetuksen tietovaranto: perusopetukseen liittyvä asiankäsittely
Lukiokoulutuspalvelut: lukiokoulutukseen liittyvä asiankäsittely
Kirjasto- ja tietopalveluiden tietovarannot: kirjastopalveluihin liittyvä asiankäsittely
Osallisuus- ja hyvinvointipalveluiden tietovaranto: osallisuuteen, hyvinvointiin ja maahanmuuttoon liittyvä asiankäsittely
Wellamo-opiston tietovaranto: kansalaisopistoon ja taiteen perusopetukseen liittyvä asiankäsittely
Kaupunginmuseon tietovaranto: museotoimintaan liittyvä asiankäsittely
Kulttuurin tietovaranto: kulttuuritarjontaan liittyvä asiankäsittely
Liikuntapalveluiden tietovaranto: liikuntapalveluihin liittyvä asiankäsittely
Nuorisopalveluiden tietovaranto: nuorisoasioihin liittyvä asiankäsittely
Sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen tietovarannot
Lahti kuuluu 1.1.2023 alkaen Päijät-Hämeen hyvinvointialueeseen. Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen hallussa olevien asiakirjojen ja asiakastietojen tieto- ja luovutuspyynnöt tulee osoittaa hyvinvointialueelle.