Väärinkäytösilmoitus

Ilmoituksia käsittelee neljä erikseen nimettyä henkilöä, kaksi lakipalveluista ja yksi sekä henkilöstöpalveluista että sisäisestä tarkastuksesta. Ilmoituksia ei näe kukaan muu kuin niitä käsittelemään nimetyt ja asiaa tutkivat henkilöt, kaikkia heitä sitoo salassapitovelvoite.

Ilmoituskanavaan pääsevät vain ilmoitusten käsittelijät. Käsittelijä ei ole tekemisissä sellaisten ilmoitusten kanssa, jotka koskevat häntä tai joihin hänellä on yhteys, joka voi vaarantaa asianmukaisen käsittelyn.

Ilmoituksista raportoidaan kootusti kaupungin johtoryhmälle. Näistä raporteista ei käy esille ilmoitusten yksityiskohtia. Koontiraportteja (määrät, aihealueet, käsittelyvaihe…) voidaan antaa tarvittaessa myös muille tahoille.

Kaikkiin vilpittömässä mielessä tehtyihin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti.

Käsittelijät voivat pyytää lisätietoa tai kysyä täydentäviä kysymyksiä ennen kuin ilmoituksen jatkotoimenpiteistä päätetään. Käsittelijät päättävät eteneekö asia tutkintaan vai hylätäänkö se. Ratkaisua on aina tekemässä vähintään kaksi käsittelijää, jotka eivät ole esteellisiä asian käsittelyyn. Käsittelijät voivat hylätä ilmoituksen, jos on ilmeistä, että:

• saatavilla ei ole riittävästi tietoa, jotta lisätutkimuksia voidaan tehdä,
• ilmoitusta ei ole tehty vilpittömässä mielessä tai se on tehty vahingoittamistarkoituksessa,
• asia on jo ratkaistu
• asia ei kuulu kanavassa käsiteltävien asioiden piiriin, jolloin se ohjataan tarvittaessa oikeaan paikkaan.

Tutkintaan siirtyvistä väärinkäytösepäilyistä ja poikkeamista tehdään selvitys.

Tutkinnan tekijät voivat olla yhteydessä ilmoituksen tekijään ilmoituskanavan kautta. Kukaan ilmoituksen käsittelyyn tai tutkintaan osallistuva ei millään tavalla pyri tunnistamaan ilmoituksen tekijää, ellei hän itse halua jättää tunnistetietojaan. Jos ilmoitus tehdään nimellä, nimi ei tule kuin asiaa käsittelevien henkilöiden tietoon.

Sellaiset henkilöt, joita epäily koskee tai joilla on yhteyksiä siihen, eivät ole tekemässä tutkintaa. Rikoksista syytettäessä ilmoittajan henkilöllisyys voidaan joutua paljastamaan esitutkinnan tai oikeudenkäynnin yhteydessä, mikäli henkilöllisyys on tiedossa. Tästä ilmoitetaan aina väärinkäytösepäilyn ilmoittajalle.

Tutkinnasta laaditaan raportti. Tutkinnassa saatujen tietojen perusteella määritellään jatkotoimenpiteet. Jatkotoimista päättää tutkinnan kohteesta vastaava viranhaltija.

Ilmoittajalle kerrotaan ilmoitusta koskevista tuloksista kolmen kuukauden kuluessa. Tiedonannossa huomioidaan yksityisyys sekä muut tietosuojaan liittyvät asiat.