Tapahtuman järjestäminen lähtee yleensä liikkeelle ideasta, jota pyöritellään yksin tai porukalla. Idea voi olla hyvin pieni, joka kasvaa suuremmaksi tai jo valmiiksi massiivinen, joka muokkautuu ajan myötä. Ideointivaiheessa on hyvä pohtia, millaista tapahtumaa on tekemässä. Ei haittaa haaveilla isosti, mutta kannattaa huomioida realiteetit. Jo suunnitteluvaiheessa tulee ottaa huomioon tarvittavat luvat ja rajoitukset samalla kun paikka ja aika päätetään. Tärkeintä on ehkä kuitenkin miettiä, että miksi tapahtuma pitää tehdä; minkä vuoksi ja kenelle.
Yhteistyökumppaneiden etsiminen kannattaa aloittaa heti kun keskeiset asiat on päätetty. Tapahtuman suunnitteluvaihe on osa tapahtuman toteutusta – hyvin suunniteltu on oikeasti puoliksi tehty. Realistinen talousarvio ja toimintasuunnitelma ovat hyviä suunnittelun ja toteutuksen työkaluja – ja nekin voivat olla omanlaisiaan, kunhan ne toimivat tapahtumasi tarpeisiin.
Suomen kielen kysymyssanat ovat loistavia apureita, kun mietitään työlistaa tapahtumatuottajalle.
Kenelle? Tapahtuman kohderyhmä, kenet tai ketkä haluaisit tapahtumaasi?
Milloin? Sopivin ajankohta ja kesto tapahtumalle.
Missä? Sopivin tapahtumapaikka. Missä se sijaitsee ja miten sinne pääsee?
Miksi? Tapahtuman tarkoitus, miksi se on tärkeää järjestää?
Mitä? Tapahtuman sisältö.
Miten? Tapahtuman resurssit, kuka tekee ja millä resursseilla?
Kun suunnitellaan tapahtumaa, niin kaiken tekemisen lähtökohtana on toimivan aikataulun laatiminen; suunnittelu, ratkaisujen etsiminen ja päättäminen, siirtyminen tuotantovaiheeseen, rakentaminen, itse tapahtuma-aika ja purkaminen.
Kannattaa siis ennakoida mahdollisimman paljon ja ajatella laajasti mitä oikeasti tapahtumalta halutaan ja lähteä sitten etsimään ratkaisuja siihen, miten se toteutetaan.