Tapahtuma-alueen suunnittelu

Kun olet päättänyt, missä paikassa tapahtuma tullaan järjestämään, on hyvä tutustua paikkaan kunnolla sekä järjestäjän, osallistujan että viranomaisen silmin.

Suunnittelun avuksi kannattaa laatia tapahtumapaikasta hyvä pohjakuva. Kuva voi alkuvaiheessa olla suuntaa antava, mutta loppua kohden yksityiskohtien on tarkennuttava ja lupavaiheessa viranomaisille on toimitettava mahdollisimman yksityiskohtainen pohjakuva, jossa on huomioitu kaikki tapahtumatoiminnot, mm. saniteettitilat, elintarvikkeiden tarjoilu, anniskelualueet ja tupakointipaikat. Lahden karttapalvelusta saa peruskarttapohjia ja joskus ilma-/satelliittikuvaa voidaan hyödyntää asian selventämisessä.

Tapahtuma-alueiden rajaus

Jos tapahtuma on pääsymaksullinen tai tapahtumassa on anniskelua, tapahtuma-alue tulee rajata. Rajauksen voimakkuus kannattaa sopia tapahtuman sisältöön ja riskeihin liittyen poliisin ja pelastuslaitoksen kanssa.

Tapahtuman anniskelualue on eristettävä muusta tapahtuma-alueesta aidoilla, niin että vain täysi-ikäiset pääsevät anniskelualueelle. Alueelta pitäisi olla mahdollista seurata ohjelmaa siten, ettei anniskelualue sijaitse suoraan esiintymislavan edustalla tai poistumisreiteillä, ja sisäänkäynti tulee sijoittaa niin ettei mahdollinen jono haittaa muiden kävijöiden liikkumista. Asiakaspaikoille tulee varata tilaa yksi neliömetri asiakasta kohden.

Tupakointi (ml. sähkösavukkeiden ja vesipiippujen käyttö) on kielletty kaikissa julkisissa ja yleisissä tiloissa sekä yleisissä tilaisuuksissa.  Ulkotapahtumissa tupakointi on kielletty tilaisuuden seuraamiseen välittömästi tarkoitetuissa tiloissa, esimerkiksi esiintymislavan edustalla. Sisätiloissa tupakointi on kielletty lukuun ottamatta tupakointiin hyväksyttyjä tiloja. Tapahtuma-alueelta voidaan rajata erillinen tupakointiin tarkoitettu alue, kunhan tupakansavu ei pääse kulkeutumaan tupakointikieltoalueelle tai sisätiloihin. Tapahtumajärjestäjän on merkittävä tupakointikieltoalue ja tupakointialue selkeästi ja varustettava asianmukaisilla tuhka-astioilla sekä valvottava tupakointikiellon noudattamista.

Liikkuminen ja esteettömyys

Tapahtumaan saapuminen ja tapahtumassa liikkuminen on tärkeää suunnitella hyvin ennakkoon. Suunnittelu riippuu tapahtuman koosta – paikalliselle yleisölle ohjeistus voi olla hieman kevyempää kuin kauempaa tulevalle yleisölle. Alueella liikkumisen sujuvoittamiseksi tapahtuma-alueelle tarvitaan riittävä ja huomiota herättävä opastus. Suurtapahtumissa opasteiden on näyttävä väkimäärästä huolimatta eli tällöin ainakin osan opasteiden on oltava yleisömerta ylempänä, että ne erottuvat yleisömassan takaa.

Lahdessa järjestettäviin tapahtumiin on muualta helppo tulla. Useimmat tapahtumapaikat sijaitsevat pääsääntöisesti kävelyetäisyyden päässä toisistaan ja Lahdessa toivotaankin tapahtumiin kuljettavan mahdollisuuksien mukaan ensisijaisesti kävellen, pyöräillen tai julkisilla kulkuvälineillä. Kaikille eri liikkumismuodoille on mietittävä omat turvalliset reitit, ja autolla ja pyörillä paikalle saapuville on varattava pysäköintitilaa ja liikenteenohjausta. Joskus tarvitaan shuttle-kuljetusta esim. Lahden Matkakeskukselta tai etäpysäköintipaikasta. Mikäli tapahtuma vaatii yleisten katujen sulkemisia tai poikkeuksellista liikenteenohjausta, tulee liikenteenjärjestelysuunnitelmat toimittaa käsiteltäviksi vähintään kaksi kuukautta ennen tapahtumaa.

Esteettömyys mahdollistaa kaikkien ihmisten tasavertaisen osallistumisen myös tapahtumiin. Esteettömyys parantaa tapahtuman laatua ja houkuttelevuutta merkittävästi. Se on ehdoton edellytys monien osallistumiselle, mutta samalla se näkyy kaikille viihtyisämpänä, sujuvampana ja turvallisempana tapahtumana.

Tapahtumapaikan esteettömyys kannattaa itse käydä tarkistamassa paikan päällä. Kysy paikan ylläpitäjiltä tai omistajilta mahdollisimman varhain, millaisia esteettömyysjärjestelyjä heidän puolestaan on mahdollista tehdä ja mihin pitää valmistautua itse. Viestinnässä ja opasteissa esteettömyydestä huolehditaan ymmärrettävällä ja selkeällä ilmaisulla, jossa fonttikoot ja kuvat ovat riittävän isoja ja värikontrastit selkeitä.

Hygieeniset järjestelyt

Yleisötilaisuudessa on oltava käytettävissä riittävästi asianmukaisesti varustettuja käymälöitä sekä miehille että naisille. Käymälöiden on sijaittava tarkoituksenmukaisesti eri puolilla tapahtuma-aluetta ja niiden välittömässä läheisyydessä on oltava mahdollisuus käsien pesuun tai muu riittävä mahdollisuus käsihygienian ylläpitoon. Kapasiteetin laskennan yhteydessä on hyvä miettiä yleisön koostumusta, yleensä naisten tai unisex-wc-tiloja tarvitaan enemmän kuin miesten wc-tiloja.

Tilaisuuden järjestäjä on velvollinen huolehtimaan tapahtuma-alueen ja sen lähiympäristön jätehuollosta ja jäteastioiden tyhjentämisestä tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Myös jätteiden lajittelu on huomioitava jätteiden laadun ja määrän mukaisesti ja tilaisuuden järjestäjän tulee ohjeistaa kaikki sidosryhmät jätteiden lajittelua koskevista velvoitteista.

Elintarvikkeiden myynnissä elintarviketoimija on vastuussa toiminnastaan ja hänen on tunnettava toimintaansa koskevat määräykset ja toimintaan liittyvät riskit. Tapahtumajärjestäjä taas on vastuussa siitä, että tapahtuman kaikki osa-alueet ja alihankkijat toimivat sääntöjen ja pykälien mukaan. Elintarvikepisteiden sijainti tapahtumapaikalla tulee suunnitella siten, että myyntipiste on suojassa pölyltä, kosteudelta, liialliselta auringonvalolta ja lämmöltä sekä haittaeläimiltä. Suunnittelussa on hyvä huomioida, että elintarviketoimijoilla voi olla tilatarpeita myös kylmäkonteille ja muille varastoille. Elintarviketoimijoille tulee osoittaa talousveden saanti- ja jätevesipisteet sekä järjestää tapahtuman jätehuolto niin, että myyntipisteiden jäteastioiden tyhjennys riittävän usein on mahdollista. Elintarviketyöntekijöitä varten tulee varata riittävä määrä erillisiä käymälöitä, joiden käsienpesupisteissä on nestesaippuaa ja paperipyyhkeitä. Yleisötilaisuuden järjestäjän tulee toimittaa ympäristöterveyteen hyvissä ajoin ennen tapahtumaa lista tapahtuman elintarviketoimijoista (myynti- ja tarjoilupaikat, anniskelupaikat sekä maistatus- ja esittelypisteet).

Suuriin yleisötilaisuuksiin, joissa myydään elintarvikkeita, lemmikkieläinten pääsy on kielletty lukuun ottamatta vammaista tai pitkäaikaissairasta henkilöä avustavaa koiraa. Lemmikkieläinten tuominen muulle tapahtuma-alueelle ja myyntikojujen välisille kulkuväylille on sallittua, ellei tapahtumanjärjestäjä ole sitä erikseen kieltänyt. On kuitenkin hyvä huomioida myös eläinten hyvinvointi ja viihtyvyys. Mahdolliset kiellot ja rajoitukset on hyvä viestiä selkeästi.