Tapahtuman tekniikka

Rakenteet

Tapahtumaa varten tarvitaan erilaisia väliaikaisrakenteita, kuten lavoja, telttoja, katoksia, aitoja, käymälöitä, penkkejä ja pöytiä. Tapahtuman rakenteet tulee olla pystytetty ja tuettu niin hyvin, että ne kestävät yllättävätkin sääilmiöt. Varmista, että sinulla on tiedossa kaikkien rakenteiden tuulirajat ja henkilöitä, jotka seuraavat mittareilla tuulen voimakuutta. Lavarakenteiden pystytyksestä huolehtii lavan toimittava palveluntuottaja, mutta tapahtumajärjestäjän vastuulla on varmistaa rakenteiden kestävyys. Tilaisuuksien rakenteiden turvallisuudesta kannattaa neuvotella rakennusvalvontaviranomaisen kanssa – joskus myös väliaikaisrakenteet vaativat luvan.

Kunnan oma rakennusjärjestys ratkaisee viime kädessä sen, tarvitseeko yleisötilaisuus rakennusluvan. Mikäli jotakin rakennusta tai sen osaa (esim. teollisuuskiinteistöä tai -hallia) halutaan käyttää tilapäisesti kokoontumistilana, sille on haettava väliaikainen rakennuslupa, eli toimenpidelupa kunnan rakennusvalvontaviranomaiselta. Samalla luvassa vahvistetaan kyseisessä tilassa samanaikaisesti sallittujen henkilöiden enimmäismäärä.

Tapahtuman tilasuunnitelmat on syytä esittää viranomaisille mahdollisimman hyvissä ajoin. Mikäli kokoontumistila tai -paikka vaatii viranomaispäätöksen, päätöksissä on aina kuukauden valitusaika, jonka aikana toimenpiteeseen ei saa ryhtyä. Mikäli tapahtumaan tarvitaan merkittävää väliaikaisrakentamista, on rakenteille haettava lupa Lahden rakennusvalvonnalta viimeistään kaksi kuukautta ennen tapahtumaa. Lisätietoja saa kunnan rakennusvalvontaviranomaiselta

Sähkö ja vesi

Tapahtuman järjestämiseksi tapahtumapaikalle tarvitaan lähes aina sähköä. Kun varaat tapahtumapaikkaa, varmista paikan vuokraajalta sähkön saatavuus. Mikäli sähköpisteitä ei ole riittävästi, ota yhteyttä Lahti Energia Oy:n asiakaspalveluun tilapäisen liittymän rakentamiseksi. Tilapäisen sähköliittymän sijaan tai erityisen vaikeissa kohteissa voidaan käyttää myös aggregaattia. Sähköyhtiö vastaa sähkön toimittamisesta vain keskuksen pistorasioihin asti ja käyttäjällä on vastuu työmaakeskuksen jälkeisestä verkosta.

Tee etukäteen lista sähköä tarvitsevista toiminnoista. Valaistus- ja äänentoistolaitteistot sekä lämmitys kuluttavat runsaasti sähköä, joten sitä on saatava riittävästi ja turvallisesti. Listan avulla ammattilaiset osaavat arvioida sähkönkulutuksesi ja tapahtumallesi osataan varata tarpeeksi sähköä.  Sähköurakoitsijan on tehtävä käyttöönottotarkastus kaikille rakentamilleen sähkölaitteistoille ja laadittava tarkastuksesta pöytäkirja sähkölaitteiston haltijan käyttöön. Sähköturvallisuuteen liittyvät tekijät on otettava huomioon myös laadittaessa pelastussuunnitelmaa.

Samoin kuin sähkön kohdalla, veden saatavuutta on tiedusteltava tapahtumapaikan vuokraajalta. Jos vesipiste puuttuu, vesi on tuotava paikalle esimerkiksi vesisäiliöissä. Talousveden tarpeeseen yleisötilaisuudessa vaikuttaa mm. tilaisuuden luonne ja laajuus, vettä tarvitaan esim. elintarvikkeiden myynti- ja tarjoilupaikkojen käyttöön ja majoitustoimintaan. Lisäksi maksullista tai ilmaista vesitarjoilua kannattaa harkita osallistujille kaikissa liikunta- ja urheilutapahtumissa sekä kuumina päivinä.

Käytettävän talousveden on täytettävä talousvedelle asetetut laatuvaatimukset, jos talousvettä otetaan vesijohtoverkostosta tai säiliöstä omilla laitteilla, esimerkiksi asennetaan omia vesijohtoja tai vesikalusteita, on siitä tehtävä ilmoitus kaupungin terveydensuojeluviranomaiselle.

Tietoliikenneyhteydet

Tietoliikenneyhteyksistä tulisi huolehtia tapahtumissa eikä vain luottaa yleiseen verkkoon ja sen riittävyyteen, etenkin jos tapahtuma järjestetään paikassa, jossa ei ole lähellä useita tukiasemia.

Nopeita yhteyksiä tarvitaan muun muassa maksukorttipäätteille lipunmyynnissä ja ravintolapalveluissa, urheilukilpailujen tulospalveluissa sekä televisioinnissa ja striimauksissa. Verkkoa käyttävät mahdollisesti paikan päällä oleva media, tapahtuman järjestäjät, alueella työskentelevät yhteistyökumppanit ja alihankkijat sekä tietysti yleisö.

Tapahtumapaikan mukaan yhteydet voidaan joutua rakentamaan mobiilidatayhteyden varaan, tai jakamaan kiinteästä liittymästä WLAN-reitittimellä. Jos reitittimen kantama ei ole kovinkaan pitkä, voidaan joutua turvautumaan myös signaalia vahvistaviin tukiasemiin. Mobiilidatayhteyksistä kannattaa valita se operaattori, jonka kuuluvuus on vahvin tapahtuma-alueella. Kuuluvuuskartat löytyvät jokaisen operaattorin omalta sivulta.

Valo- ja äänitekniikka

Käytä ammattilaista valaistuksen suunnitteluun ja tuottamiseen, sillä perusvalaistus ei yleensä riitä tapahtuman tunnelman luomiseen tai näyttäviin konsertteihin. Suunnittelussa on hyvä ottaa huomioon tapahtumapaikan tilat ja miten valoa tarvitaan sekä sisä- että ulkotiloissa, sillä sisäkäyttöön suunniteltuja valaisimia ei voi käyttää ulkona. Lisäksi kannattaa huomioida käyttövalon tarve esimerkiksi myyjien ja työntekijöiden pisteissä sekä turvallisuus niin kulkureittien valaistuksessa kuin paloturvallisuudessakin, sillä valojen lähellä olevien kankaiden on oltava palosuojattuja.

Nykyisin valaistuksessa on siirrytty hyvin pitkälti LED-valaistukseen, mikä on tehokkaampaa sekä energiatehokkaampaa ja käyttöiältään moninkertaista perinteisiin lamppuihin verrattuna. Valon sävyä on helpompi säätää, ne ovat värintoistoltaan erinomaisia, ekologisia ja kustannustehokkaita.

Tapahtumaan tarvitaan lähtökohtaisesti aina äänentoistolaitteet. Pääperiaate on, että tapahtuman esiintyjät tuovat mukanaan esiintymisessä tarvittavan henkilökohtaisen soitinkalustonsa (=backlinen) ja järjestäjän pitää hankkia/vuokrata paikalle lava (jos sitä ei ole valmiina), äänentoistolaitteet (=PA-laitteet), esiintymislavan valolaitteet, sekä tapahtuman kokoon suhteutettuna tarvittavat ääniteknikot.

Kun esiintyjät ja tekniikka tapahtumaan on hankittu, alkaa tapahtuman aikataulun viimeistely. Lopullisen tapahtuma-aikataulun laatimisessa on hyvä kysyä myös äänitekniikan toimittajalta näkemystä, jos ohjelmassa on paljon lavalla esiintyjien vaihtoja, mikityksien uudelleen laittoa yms., että aikataulu pitää ja vaihtoajat pysyvät mahdollisimman lyhyenä ja yleisölle vaihdot näyttävät siltä, että asiat ovat suunniteltu ja ne etenevät jouheasti.

Sekä valo- että äänipuolella laitteiden vuokraus ja tekniikan kilpailutus kannattaa tehdä hyvissä ajoin. Tarjouspyyntöä laatiessa tulisi saattaa tarjouksen antajalle kaikki oleellinen ja mahdollisimman tarkka lähtötieto, jotta voi varmistua siitä, että saat sitä, mitä tapahtuma tarvitsee. Näitä tietoja ovat mm. tilan/esiintymisalueen koko metreissä (leveys, syvyys ja korkeus, jos sisällä), arvioitu yleisömäärä, tilaisuuden luonne, lavan koko, lavan sijoitus suhteessa tapahtuma-alueeseen, sekä esiintyjien tekniset raiderit, sekä alustavat aikataulut. Lisäksi tarvitaan myös rakennus- ja purkuaikataulut, joista selviävät, rakennetaanko tekniikka tapahtumapäivänä vai kenties jo edellisenä päivänä. Tarjouspyynnössä tulee myös pyytää toimittajaa esittämään tarjottavan järjestelmän sähköntarve.