Tapahtumapalvelut

Akkreditointi

Akkreditointi on termi, joka voidaan suomentaa tapahtumissa kulkulupien myöntämiseksi. Pienissä tapahtumissa varsinaista akkreditointiprosessia ei tarvita mutta suurtapahtumissa se koskettaa lähes kaikkia muita paitsi yleisöä. Akkreditoinnin tarkoituksena on pitää huolta siitä, että oikeat ihmiset ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan tapahtuman aikataulun huomioiden. Akkreditoidut henkilöt tulevat montaa eri kanavaa pitkin: Henkilökunta järjestävän organisaation sisältä, vapaaehtoiset ilmoittautuvat mukaan tapahtumaan, alihankintaketjujen työntekijät omaa reittiään, median edustajat yleensä journalistiliiton voimassa olevalla pressikortilla ja kutsuvieraat paikalle kutsuttuina. Jos tapahtumaan tulee kilpailijoita tai osallistujia, he ovat ilmoittautuneet etukäteen tai lista kilpailijoista tulee esimerkiksi lajiliiton kautta.

Akkreditointitoimistolla jokaiselle akkreditoidulle annetaan tapahtumapassi, jonka avulla henkilö pääsee tapahtuma-alueelle ja niille alueille, joissa hänellä on lupa liikkua. Ennen akkreditointitoimiston avaamista kaikki henkilöt täytyy käydä läpi, lajitella sen mukaan keitä he ovat ja mitä ovat tulleet tapahtumaan tekemään, ja tehdä jokaiselle passi valmiiksi oikeilla kulkuoikeuksilla. Tätä työtä varten täytyy olla tiedossa kaikki eri tapahtuma-alueen paikat sisällä ja ulkona, sekä koko tapahtuman aikataulu rakentamisesta purkuun.

Passista järjestyksenvalvojat eri alueiden sisäänkäynneillä tarkistavat kulkuoikeudet. Tapahtuman järjestäjällä ja tärkeimmillä työntekijöillä on yleensä AAA-passi, jolla pääsee joka paikkaan (access all areas), muuten alueet on syytä turvallisuussyistä rajata niin, että kaikki eivät pääse kaikkialle.

Akkreditointitoimisto aloittaa yleensä muutaman päivän ennen virallisen tapahtuman alkua, jotta varsinaiselle tapahtuman aloitusaamulle ei synny valtavia ruuhkia kaikkien hakiessa passia samaan aikaan. Ruuhkia helpottamaan passeista voi tehdä valmiita nippuja, jotka annetaan esimerkiksi vapaaehtoisten esimiehille jaettavaksi eteenpäin. Kannattaa myös aina varautua siihen, että paikalle tulee ihmisiä, jotka ovat omasta mielestään akkreditoituneet mukaan, mutta syystä tai toisesta heitä ei löydy nimilistoista eikä passia ole valmiina.

Ilmoittautuminen ja lipunmyynti

Tapahtumajärjestäjän on hyvä tietää ennakolta, miten hänen tapahtumansa kiinnostaa yleisöä. Kutsuvierastilaisuudet tai yritystapahtumat vaativat usein ennakkoilmoittautumisen, jonka yhteydessä tulija voi ilmoittaa muun muassa ruoka-aineallergiansa tarjoiluja varten. Ennakkoilmoittautuminen hoidetaan useimmiten sähköisen ilmoittautumisalustan, sähköisen lomakkeen tai sähköpostiviestin avulla. Ennakkoilmoittautumisen avulla pysytään reaaliajassa osallistujien määrässä, mikä määrittää mm. tarjoilujen mitoituksen, nimikylttien määrän ja henkilökuntatarpeen.

Ilmoittautumispiste kannattaa rakentaa suuremmissa tapahtumissa aakkosjärjestykseen sukunimen alkukirjainten mukaan, jotta nimikylttien jako sujuu näppärästi. Nimikyltissä on hyvä olla henkilön nimi ja mahdollisesti titteli, organisaation nimi ja tapahtuman tiedot. Joskus riittää pelkkä tapahtuman nimi ja päivämäärä, mutta isommassa kaulanauhallisessa tapahtumapassissa voi olla myös päivän ohjelma sekä pieni kartta alueesta.

Ilmoittautumisesta on parhaimmillaan myös paljon hyötyä tapahtuman päätyttyä. Sitä kautta voidaan hoitaa jälkimarkkinointia: Kiittää osallistumisesta, toimittaa esitysmateriaalia, laittaa kysely tapahtumaan osallistuneille ja saada arvokasta palautetta tai markkinoida tulevia uusia tapahtumia.

Pääsylipuista saatavat tulot yleensä muodostavat pääosan tapahtuman budjetista. Siksi lipun ostaminen tulee olla asiakkaalle mahdollisimman helppoa. Etukäteen myydyt liput myös antavat osviittaa tapahtuman kiinnostavuudesta ja tuovat käyttövaroja kassaan ennen tapahtumaa, minkä takia moni tapahtuma myy ennakkoon lippuja halvemmalla, ns. early bird -hintaan. Verkossa myytäviin lippuihin voi perustaa oman verkkokaupan, tai antaa lipunmyynnin yhteistyökumppanin hoidettavaksi.

Sisääntulossa on hyvä erottaa omat ”kaistat” niille, joilla on jo lippu hankittuna, sekä niille, jotka ostavat lipun vasta paikan päältä. Jos liput myydään loppuun, siitä tulee ilmoittaa kaikissa markkinointikanavissa nopeasti, ettei kukaan tule turhan takia paikan päälle. Peruutus-/palautusehdot.

Itse lippu voi nykyään olla monessa eri muodossa. Paperisen lipun rinnalle ovat jo tulleet sähköiset pääsyliput, joiden viivakoodit skannataan esimerkiksi puhelimen näytöltä. Lippu voi olla myös käsiohjelmavihkonen, ranneke tai kaulaan ripustettava tapahtumapassi. Lipuntarkastuksen henkilökunnalle tulee jättää kaikista tapahtuman eri lipuista mallikappaleet, joihin verrata asiakkaan antamaa lippua, jos herää epäily väärennöksestä.

Maksuliikenne

Rahaliikenteen pyörittäminen tapahtumassa on oltava sujuvaa ja maksuvaihtoehtoja kannattaa olla useita. Maksupäätteitä voi vuokrata tapahtumaan monilta eri toimijoilta, ja hinnat sekä vuokrausajat vaihtelevat suuresti. Maksupäätteet tarvitsevat toimiakseen langattoman verkkoyhteyden sekä sähköä.

Käteistä varten tarvitaan sopivan kokoiset pohjakassat myyntipisteille. Lisäksi tapahtuman aikana täytyy olla henkilöresursseja mm. rahaliikenteen hoitamiseen ja vaihtorahojen riittävyyden varmistamiseen. Rahojen säilyttämisessä täytyy olla huolellinen, myös kuitteja sekä käteismaksuista että korttitapahtumista tulee säilyttää turvallisessa paikassa. Rahakuljetus on hyvä olla turva-alan ammattilaisten hoitama.

Useissa tapahtumissa maksuvälineinä käy myös erilaiset liikunta- ja kulttuurimaksuvälineet. Maksuvälineinä voi käyttää myös sirullisia tapahtumarannekkeita, joilla maksaminen suoritetaan tapahtuma-alueella.

Ruokapalvelut

Ruokailumahdollisuudet toteutetaan tapahtuman mukaisesti. Siihen vaikuttavat mm. osallistujien määrä, tapahtumapaikka, mahdollinen teema ja ajankohta. Tarjoilun voi hoitaa itse tai ostaa palvelun esimerkiksi catering-alan yritykseltä. Tutustu lahtelaisiin ravintolatoimijoihin Visit Lahden sivuilla.

Tapahtuman ruokailumahdollisuudet kannattaa pitää mahdollisimman monipuolisina, mutta hallittuina. Erikoisruokavaliot ovat tätä päivää ja on hyvä huomioida nekin mahdollisuuksien mukaan.

Tapahtumissa täytyy pitää hyvää huolta myös omasta henkilökunnasta sekä mahdollisista esiintyjistä ja heidän henkilökunnastaan. Henkilökunnan taukotiloissa on hyvä olla jatkuvasti tarjolla kahvia, teetä, vettä, virvokkeita ja jotain pientä syötävää. Varsinaiset ruokailut porrastetaan niin että kaikki ehtivät syömään. Vapaehtoisenkin työvuoroon saattaa mahtua useampi ruokatauko, mikä on myös syytä huomioida.

Henkilökunnan ruokailu kannattaa järjestää eri paikkaan kuin asiakkaiden, jotta näissä ei tule sekaannuksia. Ruokailua varten henkilökunnalle jaetaan esimerkiksi lipukkeita tai työntekijän kulkukortissa voi olla ruokailuun oikeuttava koodi. Artistien ruuat toimitetaan yleensä heidän käytössään oleviin takahuonetiloihin. Tarjoiluissa on syytä huomioida erityisruokavaliot ja koko ruokaympyrä. Hyvä ruoka – parempi mieli -ajatus toimii erinomaisesti tässä kohtaa.

Majoituspalvelut Lahdessa ja Lahden seudulla

Lahdessa on tarjolla monipuolisesti majoitusta aina keskustahotellista kartanoon. Visit Lahti on listannut sivuillaan Lahden sekä Lahden lähiseudun majoituspaikat ja pelkästään Lahdessa petipaikkoja on lähes 1400. Tunnin ajomatkan sisällä majoitusta löytyy lähes 6000 henkilölle.

Lahden suurimmat keskustahotellit sijaitsevat n. 5 minuutin kävelymatkan päässä toisistaan. Hotelleissa on myös kokous- ja juhlatiloja vuokrattavina. Tapahtumaa varten kannattaa pyytää tarjoukset hotellikiintiöistä eikä tyytyä suoraan listahintaan. Hotellikiintiöt varataan hyvissä ajoin ja täyttämättömien paikkojen varaukset raukeavat ennen tapahtumaa yleiseen myyntiin. Lahti Region Oy:n kautta on mahdollista hoitaa tapahtuman majoituspalvelut keskitetysti: sales@lahtiregion.fi.

Vaate- ja tavarasäilytys sekä löytötavarat

Tapahtumissa vaatesäilytys- eli narikkapalvelut ovat tärkeä osa tapahtuman sujuvuutta etenkin talvella, kun lähes kaikki vievät takkinsa narikkaan säilytettäväksi. Vaatesäilytykseen tulee varata henkilökunta koko tapahtuman ajaksi, jotta ihmiset voivat turvallisin mielin jättää tavaransa ja hakea niitä kesken tapahtumankin, mutta erityisesti tapahtuman alussa ja lopussa ruuhkaan täytyy varautua lisähenkilöresursseilla. Useimmat järjestyksenvalvontaa tarjoavat yritykset hoitavat myös narikkapalveluja.

Löytötavarapisteen sijainnista tulee informoida kaikkia alueella liikkuvia työntekijöitä sekä vapaaehtoisia hyvissä ajoin, jotta löydetyt tavarat kulkeutuvat oikeaan paikkaan. Myös tapahtuman kävijöille tulee kertoa mistä ja miten löytötavaroita voi kysellä ja missä tavarat ovat tapahtuman jälkeen. Useimmiten löytötavarapiste sijaitsee tapahtuman infossa, ilmoittautumispisteellä tai narikassa, ja tapahtuman jälkeen ne arvotavarat, joille ei ole vielä löytynyt omistajaa, toimitetaan Hämeen poliisilaitoksen löytötavaratoimistoon. Lahdessa toimii myös Etelä-Suomen Löytötavaratoimisto.

Lastenhoito

Tapahtuman luonnetta miettiessä tulee myös ottaa kantaa siihen, sallitaanko lasten tulla tapahtumaan. Yritystapahtumissa, esimerkiksi useamman päivän kestävissä kokouksissa ja seminaareissa lastenhoidon järjestäminen ohjelman ajaksi voi olla kannattavaa, sillä siitä voi olla ratkaiseva etu esimerkiksi yksinhuoltajille, jotka eivät voi jättää lapsia kotiin.

Lastenhoitoa tapahtumissa tarjottaessa tulee viestiä selkeästi palvelun reunaehdot: Minkäikäisille lapsille palvelu on suunnattu, mitkä ovat hoidon ajankohdat ja tarvitseeko lapselle pakata mukaan jotain, esimerkiksi ulkoiluvaatteet ja omat eväät. Jos lapsia on paljon ja he ovat eri-ikäisiä, kannattaa ryhmä jakaa ikäryhmittäin, jotta lasten turvallisuus on taattu. Lastenhoidossa kannattaa käyttää alan ammattilaisia. Myös koko perheen tapahtumissa lapsille voi järjestää omaa, ohjattua ohjelmaa, jotta lapset viihtyvät tapahtumassa ja vanhemmat pääsevät hetkeksi hengähtämään. Tällöin kannattaa kuitenkin tarkasti määritellä, tarvitsevatko lapset vanhemman läsnäoloa, vai onko paikalla lastenohjaajia vahtimassa lapsia.

Latauspisteet puhelimille

Älypuhelimista on tullut tehojen lisääntyessä melkoisia virtasyöppöjä. Tapahtumajärjestäjän on melko helppo huomioida asiakkaiden tarpeet ja varata esimerkiksi infopisteeseen muutama laturi yleisimmillä liittimillä, mitä puhelimissa käytetään. Kun asiakas jättää puhelimensa latautumaan, häntä kannattaa pyytää laittamaan siitä äänet pois, ettei puhelin häiritse infopalvelussa työskenteleviä. Markkinoille on myös tullut erilaisia latauskaappeja, joihin puhelimen voi jättää latautumaan lukkojen taakse.